Fünf Tipps für ein reibungsloses Fuhrparkmanagement

Fünf Tipps für ein reibungsloses Fuhrparkmanagement

Autor: Verena Kulen, Athlon Germany GmbH; Servicegesellschaft des BDS Bayern

Immer mehr Unternehmen lagern ihr Fuhrparkmanagement zu externen Dienstleistern aus, um Prozesse zu optimieren und Kosten zu reduzieren. Was bei der Auswahl des passenden Outsourcing-Partners zu beachten ist und was Fuhrparkverantwortliche selbst tun können, damit im Fuhrpark alles rund läuft, zeigen wir Ihnen im Kurzüberblick:

Rechnen Sie durch, was Leasing-Lösungen einbringen:

Ein externes Fuhrparkmanagement lohnt sich oft schon bei kleinen Unternehmensgrößen: Die internen Prozesskosten werden durch die Auslagerung der zahlreichen administrativen Prozesse – von der Buchhaltung über den Einkauf bis zur allgemeinen Verwaltung – drastisch reduziert, weil etwa Rechnungen für Wartungen und Reparaturen nicht mehr selbst bearbeitet werden müssen. Zusätzlich profitieren Sie selbst mit nur wenigen Fahrzeugen durch handfeste Einsparungen von der Marktmacht großer Flotten-Dienstleister. Diese können Großkundenkonditionen für fahrzeugnahe Dienstleistungen wie Reparatur, Reinigungen und Inspektionen sowie Verbrauchsmittel aufrufen und die so erzielten Ersparnisse ihren Kunden gutschreiben. Vergleichen Sie deshalb die Angebote am Markt und behalten Sie dabei im Auge, wer solche Nachlässe fair an Sie weitergibt.

Achten Sie auf Kostentransparenz:

Die Auslagerung des eigenen Fuhrparks zu einem Flottenleasing-Dienstleister ist für Unternehmen liquiditätsschonend und bequem. Aber wie bei allen Verträgen sind es die Details, die den Unterschied machen: Achten Sie beim Vergleich von Anbieter-Konditionen darauf, ob wirklich alle relevanten Faktoren lückenlos genannt werden. Dazu zählen neben Leasingrate und Betriebskosten zum Beispiel auch die Aufschlüsselung der Rückgabekosten sowie der Mehr-und Minderkilometer.

Beauftragen Sie einen proaktiven Dienstleister:

Die tägliche Fuhrparkverwaltung muss reibungslos funktionieren. Genauso wichtig ist es aber, neue Entwicklungen stets im Blick zu behalten. Ihr Fuhrpark-Dienstleister sollte Sie deshalb stets über relevante neue Entwicklungen auf dem Laufenden halten: Insbesondere gilt das für etwaige Vertragsanpassungen – etwa um Abweichungen bei Laufleistungen reporten und zeitnah anpassen zu können. So behalten Sie die Kosten stets im Griff. Mit proaktiver Beratung ist Ihr Fahrzeugpool jederzeit für die Zukunft gerüstet. Achten Sie zusätzlich auf feste Ansprechpartner im Innen-und Außendienst. So können Sie sicher sein, dass Ihre Anliegen ohne Umwege schnell und effizient bearbeitet werden.

Definieren Sie Ihre Car Policy:

Die Dienstwagenordnung hilft, Mitarbeiter zu motivieren, ohne die Kosten explodieren zu lassen: So lassen sich beispielsweise besonders unwirtschaftliche Fahrzeugmodelle oder Ausstattungsmerkmale wie Breitreifen ausschließen. Ebenso sinnvoll ist es, die Kosten für Sonderausstattungen durch eine begrenzte Zuzahlung des Mitarbeiters auf ein angemessenes Maß zu beschränken. Fuhrpark-Dienstleister verfügen über einen reichen Erfahrungsschatz in diesem Bereich und helfen Ihnen, Ihre Car Policy auf den neuesten Stand zu bringen oder von Grund auf neu zu entwickeln.

Nutzen Sie die Vorteile des Online-Reportings:

Papierkrieg adé: Komfortable Online-Tools erleichtern es heute Fahrern und Fuhrparkmanagern, Kenngrößen wie Kraftstoffverbrauch, Laufleistung oder CO2-Ausstoß mit wenigen Klicks zu speichern und aufzubereiten. Eine Online-Anbindung aller Beteiligten gehört deshalb zu den „Must Haves“ im modernen Fuhrparkmanagement. Von der Konfiguration über den Liefertermin bis hin zur finalen Übergabe werden so alle Prozesse online gemanagt und alle Parteien sind stets auf dem aktuellen Stand. Mit der zunehmenden Integration von Telematik im Fuhrpark wird dieser Bereich in den kommenden Jahren zudem weiter an Bedeutung gewinnen.