Information zum Status der Einführung der GRÜN Mitgliederverwaltung

Information zum Status der Einführung der GRÜN Mitgliederverwaltung

30. Juni 2017
Autor: Stefan Lamm – 3. Vizepräsident BDS – Bayern e.V.

Wir möchte Ihnen einen Zwischenbericht über die Einführung der neuen Mitgliederverwaltung des BDS geben.

Mit der Firma GRÜN wurde am 18.5.17 in einem Kick-Off-Termin (offizieller Beginn des Projektes) zusammen mit dem BDS die Planung für die Einführung der neuen Mitgliederverwaltung VEWA7 besprochen und konkret vereinbart.

Hierfür wurde die Standardsoftware von der Fa. GRÜN vorab nach den Vorgaben des BDS vorbereitet.

In dem Termin wurden die technischen Voraussetzungen für den Einsatz der neuen Mitgliederverwaltung besprochen und definiert. Ebenfalls wurden mit den Mitarbeiterinnen aus der Mitgliederverwaltung und Buchführung die täglichen Arbeitsschritte anhand der bereits eingerichteten Software konkret durchgearbeitet.

Hierbei wurde festgehalten, was noch angepasst werden muss und wie die Daten hierfür aus der alten Mitgliederverwaltung übernommen werden müssen.

Mit diesen „Hausaufgaben“ haben sich die Projektmitarbeiter der Fa. GRÜN und Herr Frank, der die technische Infrastruktur des BDS betreut, an die Arbeit gemacht.

Nach weiteren fachlichen Abstimmungen zwischen den Beteiligten bei der Fa. GRÜN und dem BDS wurde VEWA7 inzwischen in der Testumgebung des BDS installiert und mit ca. 60.000 Datensätzen aus der alten Mitgliederverwaltung gefüllt.

Die Bedieneroberfläche und die Arbeitsabläufe sind ebenfalls bereits an die Anforderungen des BDS angepasst.

Im zweiten Vor-Ort-Termin in der Hauptgeschäftsstelle am 22.und 23.6.17 wurden die Mitarbeiter des BDS in der Mitgliederverwaltung bereits am neuen System mit den aktuellen Mitgliederdaten geschult!

Dabei geht es in erster Linie darum, weitere Details, die die tägliche Arbeit erleichtern zu finden und die Software entsprechend weiter zu optimieren.

Zum Beispiel werden zukünftig bei der Anlage von neuen Mitgliedern nach dem Erfassen der Mitgliederdaten ohne weiteres Zutun das Begrüßungsschreiben und – falls notwendig –im selben Anschreiben die SEPA-Lastschrift-Vorabinformation (Pre-Notification) ausgedruckt. Zeitgleich erstellt und versendet das System eine eMail mit der Information über den Eintritt des Neumitgliedes an den Vorsitzenden des Ortsvereins. Bislang sind dafür mehrere einzelne Arbeitsschritte notwendig.

Ähnliche Einsparungen ergeben sich zukünftig in der Buchhaltung, bei der aus VEWA über Schnittstellen zur DATEV und zur Hausbank entsprechende Buchungsdaten im Hintergrund übertragen und dort verbucht bzw. Zahlungen auf den Bankkonten ausgelöst werden.

Das Projekt befindet sich derzeit im – sehr sportlich gefassten – Zeitplan und wir werden Sie über die nächsten Etappen bei der Einführung von „VEWA7“, „eVEWA3“ und das „GRÜN.SOCIAL-Modul“ weiter auf dem Laufenden halten.

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