Meeting = bezahlter Kaffeeklatsch? – Teil 3: Nachbereitung eines Meetings

Meeting = bezahlter Kaffeeklatsch? – Teil 3: Nachbereitung eines Meetings

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting. Daher ist es wichtig, bereits während der Besprechung erste Ergebnisse und Beschlüsse in einem Protokoll festzuhalten, um bei zukünftigen Treffen darauf zurückzugreifen. So können Sie kontrollieren, ob die beim letzten Meeting beschlossenen Vorhaben umgesetzt und (Teil-)Ziele bereits erreicht wurden.

Protokoll bereits vor der Besprechung planen

Machen Sie sich schon vor dem Meeting Gedanken darüber, was alles in Ihrem Protokoll festgehalten werden soll. Sollen nur einzelne Beschlüsse stichpunktartig aufgeschrieben werden? Oder soll das Protokoll so ausführlich verfasst sein, dass auch die nicht teilnehmenden Mitarbeiter jeden einzelnen Schritt nachvollziehen können?

Protokollführer bestimmen

Vor dem Meeting sollte ein Protokollführer bestimmt werden. Bei regelmäßigen Treffen bei gleichem Teilnehmerkreis könnte beispielsweise jeder Mitarbeiter einmal Protokoll führen. Besser ist es jedoch, einen neutralen Protokollführer zu bestimmen. Die bei der Besprechung anwesenden Mitarbeiter sollen schließlich ihre Meinungen und Ideen beitragen. Führt ein Teilnehmer Protokoll, wird er sich eher auf das Schreiben konzentrieren und seine Vorschläge aufgrund der Zusatzbelastung möglicherweise nicht äußern. Der Schriftführer sollte zudem genau wissen, welche Vorgehensweise von ihm erwartet wird. Er muss vor allem darüber informiert werden, wie ausführlich er Protokoll führen soll. Beispielsweise kann der Leiter des Meetings den Protokollführer während der Sitzung auf wichtige Aussagen hinweisen: „Das sollten wir jetzt so ins Protokoll aufnehmen!“ Kleine verbale Zusammenfassungen erleichtern das Führen des Protokolls.

Was gehört ins Protokoll?

Neben dem Datum und dem Sitzungsort sollten die Namen aller Teilnehmer schriftlich festgehalten werden. Dies gilt auch für eingeladene, jedoch verhinderte Mitarbeiter. Der Sitzungsleiter sowie der Protokollführer müssen extra als solche aufgeführt werden, damit man bei Rückfragen gleich die betreffenden Ansprechpartner kennt. Der Beginn sowie das genaue Ende der Besprechung sollte ebenfalls fixiert werden. Wurden Punkte der Tagesordnung beispielsweise aus Zeitgründen nicht angesprochen, sollte dies im Protokoll vermerkt werden.
In der Regel folgt das Protokoll den einzelnen Punkten der Agenda. Es empfiehlt sich, nicht jeden einzelnen Wortbeitrag zu protokollieren, sondern nur die wichtigsten Zielsetzungen und Informationen aufzuschreiben. Dazu gehört beispielsweise, wer mit welcher Aufgabe bis wann betraut wird. So können die betreffenden Mitarbeiter bei Unklarheiten noch einmal im Protokoll nachlesen, was ihre genauen Aufträge sind und in welchem Zusammenhang diese stehen. Gleichzeitig ist nachhaltig festgehalten, dass jeder Teilnehmer für einen bestimmten Bereich zuständig ist. Ein Gefühl der Überforderung wegen zu vieler Aufgaben und daraus möglicherweise resultierende Unzufriedenheit hat so keine Chance. Außerdem wird den Mitarbeitern klar, wie wichtig ihre eigene Arbeit für das Erreichen des gemeinsamen Ziels im Betrieb ist und schafft ein angenehmes Zugehörigkeitsgefühl.

Zum Schluss

Das Protokoll muss vom Schriftführer unterschrieben werden. Dadurch belegt er die Richtigkeit des Geschriebenen. Wurde mit dem Sitzungsführer vereinbart, dass dieser das Protokoll vor der Veröffentlichung noch einmal Korrektur liest und erst danach freigibt, hat auch der Sitzungsleiter die Richtigkeit des Schriftstücks durch seine Unterschrift zu bestätigen. Das Protokoll sollte allen Teilnehmern zeitnah zugehen. In der Regel sollte auch ein Zusatz nicht fehlen, dass Einwände gegen das Protokoll bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erhoben werden können. Es kann vorkommen, dass der Protokollant etwas missverstanden hat oder in der Eile etwas falsch aufgeschrieben hat. Die betreffenden Punkte können dann unproblematisch ausgebessert werden.

 

Lesen Sie auch Teil 1 und Teil 2 dieser Serie.