Meeting = bezahlter Kaffeeklatsch?

Meeting = bezahlter Kaffeeklatsch?

Die Römer nutzten öffentliche Toilettenanlagen ohne Trennwände, um bei gemeinsamen Sitzungen über ihre Geschäfte zu diskutieren. Die Kanzlerin hastet von einem Treffen zum nächsten. Begriffe wie ,,Konferenz“, ,,Verhandlung“ und ,,Beratung“ wachsen wie Pilze aus dem Boden. Und jeder, der etwas auf sich hält, muss früher oder später zu einem ,,Meeting“. Sucht man im Internet nach Tipps und Tricks, wie man ein Meeting erfolgreich leitet, stößt man auf rund 487.000 Ergebnisse. Wie Sie ein Meeting effizient vorbereiten, finden Sie im ersten Teil unserer Serie.

 

Ist das Meeting überhaupt nötig?

Stundenlange Besprechungen mit langweiligen Präsentationen und zum Schluss fragt man sich nach dem Ergebnis der Veranstaltung. Diese Erfahrung ist vielen bekannt. Damit kein bezahlter Kaffeeklatsch unter dem Deckmantel des Wortes ,,Konferenz“ entsteht, sollte man sich unbedingt vorher darüber Gedanken machen, ob ein Meeting wirklich notwendig ist und neue Erkenntnisse bringt. Vor allem sollten Sie sich über das Thema, insbesondere aber auch das Ziel, das Sie mit einer Besprechung anstreben, Gedanken machen. Kommen Sie zu dem Entschluss, dass ein Meeting nicht notwendig ist, lassen Sie es ausfallen. Dies gilt auch für Sitzungen, die regelmäßig an bestimmten Terminen stattfinden. Nichts ist schlimmer, als erzwungene Meetings ohne Sinn. Nutzen Sie die Zeit lieber sinnvoller – Kaffee trinken können Sie auch so.

 

Was soll Ziel des Meetings sein?

Ein Meeting ist nur dann sinnvoll, wenn ein bestimmtes Ziel verfolgt werden soll. Teamsitzungen sollten konkrete Anlässe haben mit bestimmten Ergebnissen oder Zielen. Denkt man beispielsweise über Neuerungen im Arbeitsablauf für einen Betrieb nach, kann es unter Umständen ergiebig sein, die Meinungen der Angestellten hierzu zu hören. Vielleicht haben Ihre Mitarbeiter ja noch genaue Ideen oder Vorstellungen, die Sie noch nicht bedacht haben?

 

Wer soll am Meeting teilnehmen?

Grundsätzlich gilt: So viele wie nötig, aber so wenige wie möglich. Bei zu vielen Teilnehmern ist die Gefahr groß, dass interessante Ideen nicht gehört werden. Zusätzlich gibt das ,,Handelsblatt“ in seiner Ausgabe vom 29.11.2015 den Tipp, dass sich der Chef überlegen sollte, ob er wirklich selbst an dem Meeting teilnehmen muss oder ob es nicht reicht, einen Stellvertreter zu beauftragen. Eine andere Möglichkeit besteht dem Handelsblatt zufolge darin, nach dem wichtigsten Teil einer Konferenz zu gehen oder erst zum wichtigsten Teil zu erscheinen. Dies sollte jedoch vor der Sitzung klar kommuniziert werden. Viele empfinden es nämlich als Geringschätzung und unhöflich, wenn jemand erst später kommt oder eher geht. Ist dies aber bereits im Vorfeld klar geregelt, haben Sie Zeit gewonnen und müssen sich nicht mit unwichtigeren Dingen langweilen. Abschweifende Gedanken wie ,,Ich habe Hunger!“ oder ,,Die Krawatte des Vortragenden passt irgendwie nicht zum Anzug!“ kommen so erst gar nicht auf.

 

Agenda

Eine Tagesordnung mit Zeitangaben ist sehr wichtig, um eine Konferenz nicht ausarten zu lassen. Yahoo-Chefin Marissa Mayer erscheint zum Beispiel zu keinem Treffen, bei dem es keine Agenda gibt. Ohne Agenda laufen Sie Gefahr, dass Ihre Mitarbeiter nicht vorbereitet sind und die Gespräche vom eigentlichen Thema abschweifen. Die Tagesordnung sollte den Teilnehmern der Besprechung daher rechtzeitig mitgeteilt werden. Um das nachträgliche Hinzufügen von einzelnen Gesprächsthemen zu vermeiden, sollte die Agenda im besten Falle drei Tage vor dem Treffen allen Eingeladenen schriftlich zugehen. Überlegen Sie sich auch genau, ob sie den Punkt ,,Sonstiges“ in Ihre Agenda mit aufnehmen und wenn ja, wie viel Zeit Sie dafür anberaumen. Wenn es tatsächlich weitere Themen gibt, die dringend besprochen werden müssen, können diese vielleicht als eigene Tagesordnungspunkte für nächste Sitzungen aufgenommen werden. So haben auch alle Mitarbeiter die Chance, sich in die neuen Themen einzuarbeiten und sich auf das neue Treffen vorzubereiten.

 

Auswahl des richtigen Ortes

Wichtig ist auch die Auswahl des richtigen Ortes für ein Meeting. Vermeiden Sie dabei stickige Räume und achten Sie auf eine teilnehmerfreundliche Beleuchtung. Was halten Sie beispielsweise davon, auch mal auf Stühle zu verzichten? Wenn alle Stehen, stellen Sie vor allem bei kurzen Treffen sicher, dass das Meeting nicht unnötig in die Länge gezogen wird.

Lesen Sie auch Teil 2 der Serie Meeting – Bezahlter Kaffeeklatsch