Meeting, Sitzung, Konferenz — Bezahlter Kaffeeklatsch oder wirklich notwendig? Teil 2

Meeting, Sitzung, Konferenz — Bezahlter Kaffeeklatsch oder wirklich notwendig? Teil 2

Von Verena Schlag

Sich während des Meetings mit süßen Katzenvideos auf facebook ablenken, die Gedanken schon in den Feierabend schweifen lassen und Pläne für das kommende Wochenende schmieden. Für viele Mitarbeiter stellen nicht gut vorbereitete und durchgeführte Meetings eine bezahlte Gelegenheit zur Pause dar. Das muss aber nicht sein. Im letzten Newsletter haben wir Ihnen bereits Tipps und Tricks für die erfolgreiche Vorbereitung von Sitzungen genannt. Erfahren Sie nun, wie Sie Ihr Meeting effizient durchführen können – damit alle Teilnehmer motiviert sind und auch ohne viel Kaffee Ihren Ausführungen folgen.

 

Meeting pünktlich beginnen

Oftmals kommen Teilnehmer zu Meetings aus verschiedenen Gründen zu spät. Warten Sie nicht, bis alle Angemeldeten da sind, sondern beginnen Sie Ihr Meeting pünktlich. Wenn Sie warten, bis alle da sind, kann es sein, dass beim nächsten Mal auch die sonst so zuverlässigen Mitarbeiter unpünktlich sind. Warum sollten sie auch pünktlich sein, wenn die Konferenz sowieso erst beginnt, wenn alle da sind? Zeit ist schließlich Geld…

 

Zeitplan und Agenda einhalten

Nicht nur der Zeitplan, sondern auch die Agenda sollten eingehalten werden. Schweifen Sie nicht vom Thema ab und konzentrieren Sie sich auf die vorher in der Agenda schriftlich festgelegten Gesprächspunkte. Bei manchen Meetings hat es sich allerdings bewährt, die Agenda während des Meetings spontan umzustellen und rückwärts zu starten. Beginnen Sie beispielsweise mit Punkt 5 statt mit Punkt 1. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen ihre volle Aufmerksamkeit schenken. Der Punkt „Sonstiges“ sollte in jedem Fall erst am Ende der Sitzung besprochen werden. Ansonsten kann es sein, dass Sie in Ihrer Konferenz nur die unwichtigeren Dinge bereden und für die bedeutenden Sachen keine Zeit bleibt.

 

Smartphones und Co. haben Meetingverbot!

Wer kennt das nicht: Mal eben auf das Smartphone schauen, SMS und Mails beantworten. Oder eben das süße Tiervideo anklicken, das einem die Freundin über facebook geschickt hat. Wenn einen bestimmte Themen nicht interessieren und man gelangweilt ist, findet man mit Hilfe des Smartphones schnell Ablenkung. Bei Meetings kann das aber fatale Folgen haben: Unmotivierte und unaufmerksame Mitarbeiter blockieren eine effiziente Ergebnisfindung. Schließlich haben Sie in Ihrer Agenda bereits ein Ziel formuliert, das Sie mit Hilfe der Konferenz erreichen wollen. Stellen Sie daher sicher, dass alle Smartphones zumindest auf lautlos geschaltet sind und ungenutzt in den Taschen der Konferenzteilnehmer verschwinden.

 

Teilnehmer zur Mitarbeit auffordern

Ein Meeting lebt von den unterschiedlichen Ideen und Vorschlägen Einzelner. Daher ist die Mitarbeit der Teilnehmer unerlässlich. Oftmals beteiligen sich Mitarbeiter jedoch nicht. Entweder sie haben Angst, ihre Ideen könnten von anderen belächelt werden oder sie trauen sich nicht, vor anderen zu sprechen. Daher ist es wichtig, eine offene und respektvolle Gesprächskultur zu schaffen. Dazu gehört beispielsweise, dass jeder seine Ideen zum ausgemachten Thema beisteuern und jeder ausreden darf. Beleidigungen haben in einem Meeting nichts zu suchen! Ermutigen Sie vor allem Berufseinsteiger oder neue Mitarbeiter durch direkte Fragen, sich zu beteiligen. Vermeiden Sie dabei Fragen, die lediglich mit einem ,,Ja“ oder ,,Nein“ beantwortet werden können. Fragen Sie zum Beispiel nach den Erfahrungen, die der entsprechende Mitarbeiter in dem zum Thema passenden Bereich bereits gemacht hat. Einfache und offene Fragen in die Runde liefern eine gute Diskussionsbasis.

 

Ergebnisse und Ideen visualisieren

Die einzelnen Ideen und Ergebnisse lassen sich am besten visuell darstellen. So sehen alle Teilnehmer des Meetings sofort, welche Ziele wie erreicht werden können und wo noch Handlungsbedarf ist. Brainstormings helfen, einen ersten Überblick für eine Problemlösung zu bekommen. Es empfiehlt sich dabei, Flipcharts einzusetzen. Flipcharts sind groß genug, um auch Zwischenwege aufzuschreiben oder Gedanken für einen späteren Zeitpunkt festzuhalten. Um ein bisschen Bewegung in das Meeting zu bringen, könnten Sie beispielsweise über verschiedene Lösungsmöglichkeiten für ein Problem abstimmen lassen. Jeder Mitarbeiter erhält drei Klebepunkte und darf diese verteilt über den Flipchart zu seinen Favoriten kleben. So ist jeder Sitzungsteilnehmer in die Lösungsfindung einbezogen.

 

Fristen und Verantwortliche für die Umsetzung der Ziele sichtbar machen

Flipcharts haben noch einen anderen Vorteil: Man kann für alle sichtbar sofort die Termine sowie die Verantwortlichen für die Umsetzung der jeweiligen Ideen schriftlich fixieren. So weiß jeder, bis wann er welche Aufgabe zu erledigen hat und wer für was zuständig ist. Zudem wird für die einzelnen Teilnehmer sichtbar, dass jeder für etwas verantwortlich ist. Ein Gefühl der Überforderung wegen zu vieler Aufgaben und daraus möglicherweise resultierende Unzufriedenheit hat so keine Chance. Außerdem wird den Mitarbeitern klar, wie wichtig ihre eigene Arbeit für das Erreichen des gemeinsamen Ziels im Betrieb ist und schafft ein angenehmes Zugehörigkeitsgefühl.

 

Meeting pünktlich beenden

Auch für das Ende des Meetings gilt: Pünktlichkeit ist alles! Studien ergaben, dass die Einhaltung des Zeitplans die Zufriedenheit der Sitzungsteilnehmer beeinflusst. Die Mitarbeiter freuen sich sogar, wenn ein Treffen beispielsweise eine viertel Stunde eher endet. So vermeiden Sie auch ständiges Auf-die-Uhr-Schauen, hektisches Zusammenpacken und unnötiges Räuspern. Planen Sie also sicherheitshalber in Ihrer Agenda schon einen kleinen Zeitpuffer mit ein – Ihre Mitarbeiter wird es freuen.

 

Protokoll schreiben

Wichtig ist, dass während des Meetings ein Protokoll geschrieben wird. So bleiben die besprochenen Themen, Ziele und Verantwortlichen nachhaltig im Gedächtnis. Die genauen Inhalte stellen wir Ihnen im nächsten Newsletter vor.

 

Lesen Sie auch Teil 1 der Serie Meeting – Bezahlter Kaffeeklatsch