Autor: Stefan Lamm
Die Mitglieder wurden auf der diesjährigen Landesverbandstagung in Lappersdorf darüber informiert, dass das Thema „IT“ beim BDS noch einmal aufgegriffen wurde. Nach der langen „Durststrecke“ der vergangenen Jahre wurde diese Ankündigung mit großer Skepsis und Zurückhaltung aufgenommen.
Umso mehr freut es uns, Sie darüber informieren zu können, dass die neue Mitgliederverwaltung mit der Software „VEWA7“ seit dem 11.9.2017 online ist.
In der Hauptgeschäftsstelle werden seit letzter Woche alle Mitgliederbewegungen im neuen System erfasst.
Dem ging ein „Probelauf“ voran. Nachdem fast 57.000 Datensätze aus dem alten System nach VEWA7 „umgezogen“ worden waren, kam die Feuertaufe für das neue System.
Der Einzug der Mitgliederbeiträge für den Herbst wurde noch im alten System erstellt und verbucht. Parallel wurde das im neuen System „nachgefahren“ und die Ergebnisse verglichen.
Nachdem das VEWA7 hier fehlerfrei gearbeitet hat, entschieden wir uns für die Umstellung.
Für die Vorbereitung, die umfangreichen Vorarbeiten sowie zur Erstellung von Schulungsunterlagen wurden keine teuren Berater eingekauft, sondern auf unser Personal und auf die Mitwirkung einer studentischen Hilfskraft zurückgegriffen, der Betriebswirtschaftsstudentin Jasmin Mühlberger. Gemeinsam konnten die Abläufe in der neuen Verwaltung schnell dargestellt und in einer praxisbezogenen Anwenderdokumentation zusammengefasst werden. Diese Dokumentation wird die Einarbeitung aller Mitarbeiter in das System deutlich vereinfachen und beschleunigen.
Besonders stolz sind wir beim BDS auf den sehr sportlichen Zeitplan.
Von der Entscheidung für das neue System im März, die darauf folgenden Vertragsverhandlungen sowie den Startschuss des Projektes am 27.4.2017 bis zum „goLive“ am 11.9.2017 sind nur etwas mehr als 4 Monate vergangen. Jeder, der einmal ein neues IT-System in seinem Unternehmen eingeführt hat, kann beurteilen, dass das nicht alltäglich ist! Auch hier der Dank an unseren sehr kompetenten und engagierten Partner, die Firma GRÜN AG sowie an die Mitarbeiter in der Hauptgeschäftsstelle.
Leider hat der BDS in Sachen „IT“ und Social Media sehr viel Boden gegenüber anderen Verbänden in der Kommunikation und Außendarstellung verloren. Sie spüren das und kritisieren das zurecht. Das Ziel des BDS lautet jetzt, diesen Rückstand aufzuholen und seinen Mitgliedern eine zeitgemäße IT-Infrastruktur mit modernen Kommunikationsmitteln zur Verfügung zu stellen.
Daher ruhen wir uns auf der Einführung der neuen Mitgliederverwaltung nicht aus. Für uns war das lediglich der erste Schritt und die Grundlage für die Module, die Ihnen den eigentlichen Nutzen bringen sollen.
Als nächstes erhalten Sie als Ortsverbandsvorsitzender einen direkten Zugriff auf die Mitgliederverwaltung über eine Web-Anwendung. Damit können Sie über einen Login auf Ihre bzw. die Daten aus Ihrem Ortsverband oder Bezirk direkt zugreifen. Hier werden wir Ihnen sehr umfangreiche und zeitgemäße Werkzeuge anbieten. Auch das Mitglied selbst wird über die gleiche Web Anwendung namens ,,eVEWA“ über alle Neuigkeiten seines Ortsverbandes informiert und kann künftig seine Daten selbst administrieren.
„eVEWA“ ist fertig gestellt und wird gerade für die Praxistests installiert.
Fast noch wichtiger ist uns die Kommunikation zwischen den Mitgliedern. Hierzu haben wir Ihnen in Lappersdorf die Anwendung „GRÜN social media“ vorgestellt. Dort war es ein buntes Werbevideo. GRÜN social media wird in diesen Tagen den Ortsverbänden Pförring und Ammersee Nord-West zum Testen freigeschaltet. Damit ist es zukünftig möglich, für Ortsverbände geschlossene Bereiche einzurichten, in denen sich die Mitglieder austauschen – chatten – können, in denen die Ortsverbände eigene Foren für bestimmte Themen anlegen und betreiben, und sich die Mitglieder über Blogs selbst präsentieren und Themen diskutieren können. Dazu können BDS-Mitglieder Profile für die Darstellung ihrer Unternehmen anlegen, nach denen regional und überregional auch über Stichworte gesucht werden kann.
Das Highlight wird eine Projektverwaltung sein, in der die Planung und Vorbereitung von Vorhaben – beispielsweise einer Gewerbeschau oder Veranstaltung – online gestellt werden kann. Mitglieder, die sich an den Vorbereitungen beteiligen, können sich hier Aufgabenpakete „nehmen“ und den Fortgang zurückmelden. Damit „dezentralisieren“ Sie als Orts- oder Bezirksvorsitzender Aufgaben, die bislang mühsam von einer Person geplant und verwaltet werden mussten.
Natürlich können Themen, Veranstaltungen oder Gruppen auch überregional nach Interessen oder anderen Kriterien gegliedert und freigegeben werden. Damit ist auch der Austausch über die Grenzen eines Ortsverbandes oder Bezirkes möglich – und gewünscht.
Unser Ziel mit dem Einsatz von GRÜN social media ist es, Ihnen nicht nur ein zeitgemäßes Kommunikationsmittel zur Verfügung zu stellen, sondern Ihre Themen, Anregungen und Probleme als Unternehmer zu erfahren. Wir legen damit – als Verband – unser Ohr auf die Schiene und erfahren aus erster Hand, was Sie bewegt und was für den Verband im Sinne seiner Mitglieder wichtig ist.